Manter a saúde do caixa exige organização diária. Muitos empreendedores acreditam que o sucesso vem apenas do aumento das vendas. A verdadeira estabilidade de um negócio nasce nos detalhes da gestão interna. Se o seu financeiro não tem processos claros, o dinheiro pode escapar por falhas simples e falta de controle.
Vamos entender como estruturar as tarefas diárias do seu setor financeiro. Uma rotina bem desenhada ajuda a evitar prejuízos, OTIMIZA O TEMPO DA EQUIPE e garante uma base sólida para gerar lucros.
Com experiência de mais de 20 anos na área financeira, nosso Diretor Financeiro, Willian Verchai, tem ampla experiência para poder ajudar a sua empresa a se organizar. As vezes, pequenos ajustes podem se tornar grandes aliados no dia a dia da sua gestão!
A organização financeira começa nas primeiras horas do expediente. De manhã, a primeira coisa que o profissional de finanças precisa fazer é acessar os extratos bancários. Ele deve verificar detalhadamente se não houve movimentação a mais, se os pagamentos programados foram realmente realizados. Além disso, deve identificar se houve alguma cobrança indevida nas contas bancárias.
Depois dessa checagem inicial, o profissional verifica o contas a receber. Ele identifica quais clientes pagaram os boletos ou depósitos programados e quais estão inadimplentes.
Logo na sequência, é o momento de fazer a conciliação bancária, baixando os lançamentos no sistema de gestão, e controlando até que seja feita a comparação do saldo do banco com o saldo do Sistema, e atualizando até ficar exatamente igual.
Orientação importante:
Muitos profissionais de finanças acabam deixando de lado a conciliação de bancos que tem menor movimento, ou aqueles que estão em stand-by. O problema de ignorar estes bancos com menor movimento, é que a conciliação ao final do mês vai dar problema, além de que podem ter tarifas ou até valores de créditos parados em alguma conta.
Em seguida, deve-se preparar os relatórios gerenciais conforme a necessidade de cada empresa.
Na sequência, deve se preparar o contas a pagar do dia. O profissional organiza as faturas, confere os vencimentos e deixa tudo pronto para a devida aprovação dos pagamentos do dia.
Essa ordem de trabalho garante que a empresa saiba exatamente o que entrou no caixa e o que precisa ser pago antes do fim do expediente e organizar o seu dia e também a sua semana. Logicamente este é um pequeno exemplo orientativo, para que uma empresa possa ser mais organizada, mas cada negócio tem suas particularidades e necessidades.
A forma como essas tarefas são executadas muda bastante conforme o tamanho e a maturidade do negócio. O volume de transações dita a necessidade de dividir as funções da equipe.
Em uma pequena empresa, muitas vezes o próprio dono ou um único assistente faz todo o trabalho financeiro. Essa pessoa abre o aplicativo do banco, lança os boletos no sistema e cobra os clientes com pagamentos atrasados.
No mesmo dia, ela também agenda as transferências e autoriza os pagamentos. Como o volume de dados é menor, um único profissional consegue absorver todas as frentes. O desafio principal aqui é manter a disciplina para não pular etapas diárias obrigatórias.
Nas empresas mais estruturadas, o cenário muda completamente. Existe um profissional dedicado para cada etapa do processo. Um funcionário do contas a pagar foca apenas em organizar as obrigações, negociar prazos com fornecedores e lançar os títulos no sistema. Outro funcionário do contas a receber cuida exclusivamente das cobranças, da emissão de notas fiscais e da liberação de crédito.
Após essas etapas operacionais, o Gestor financeiro entra em ação. Ele não lança notas nem boletos. O papel do Gestor é analisar o fluxo de caixa, revisar os dados inseridos pela equipe e aprovar os pagamentos no banco. Além disso, o Gestor analisa relatórios mais específicos, e vai liderando o setor financeiro. Essa divisão de tarefas aumenta a segurança da operação, previne fraudes e reduz drasticamente o risco de erros.
Organizar as obrigações diárias traz tranquilidade para o dono do negócio e para você professional da área financeira. Um processo bem definido evita surpresas no fim do mês e permite que a Diretoria tome decisões com base em números reais.
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